Cara Menulis Email yang Baik dan Terlihat Profesional

Bandung, Nggak banyak orang tahu bahwa email yang buruk penulisannya akan membuat imej yang buruk pula bagi si penulisnya. Apalagi kalau ditulis dengan gaya chatting dengan terlalu banyak emoticon.

Dan jika sebuah email formal ditulis dengan asal-asalan, si pembaca tidak akan terlalu tertarik untuk membalas atau membantu.

Atau kemungkinan terburuk, si pembaca email merasa tersinggung dan tidak membalas. Sayang kan? Dan bencana terbesar adalah, ketika kamu membalas email dengan gaya koboi dan semua orang yang di-cc membaca emailmu dan membatin “Idih!”

Kalau kamu termasuk yang cukup sering memakai email untuk berkorespondensi, cobain deh cara-cara berikut.

1. Jangan nulis memakai bahasa Inggris kalau kamu tidak menguasai bahasa Inggris formal. 

Mungkin kamu mau keliatan keren tapi hal seperti ini malah membuat reputasimu jelek. Kenapa? Karena kalau bahasa Inggrismu tidak mumpuni dan tetap memaksa nulis pakai bahasa Inggris akan menimbulkan kesan kamu serampangan. Dan si penerima ngerasa kamu nggak profesional.

2. Pada saat menulis di kolom subjek, pastikan tidak lebih dari empat kata.

Subyek yang kepanjangan akan bikin orang bingung. Pastikan pendek namun representatif, contohnya: Pertanyaan Tentang Skripsi atatu Meeting Minggu Depan.

3. Perhatikan kolom cc dan bcc.

Ketika kamu membalas email, perhatikan kolom cc dan bcc. Pastikan kamu selalu pencet tombol reply all ketika membalas email sehingga semua orang mendapat balasanmu. Tapi ketika seseorang mencantumkan alamat emailmu di kolom bcc berarti kamu “diam-diam” diajak untuk dilibatkan. Jadi jangan terburu-buru membalas emailnya.

4. Selalu mulai dengan sapaan.

Mulailah dengan Selamat Pagi atau Yth. Bapak XXX.

5. Ikuti dengan sedikit sentuhan perhatian.

“Semoga Bapak dalam keadaan sehat” kalau kamu belum kenal dengan si penerima email atau bisa juga misalnya “Semoga meeting kemarin berjalan lancar”, jika kamu dan si penerima email sudah mengenal satu sama lain.

6. Perkenalkan dirimu dan bagaimana kamu bisa mendapat email mereka.

Jika kamu nggak pernah koresponden sebelumnya, kamu harus memperkenalkan dirimu dulu. Dan jika kamu mendapat alamat emailnya dari orang atau media lain, kamu juga harus bilang dari mana kamu mendapat email tersebut. Contoh: “Nama saya Budi Prasetyo dan saya adalah Sales Manager PT. Dunia Akhirat yang bergerak di bidang ekspor dan impor. Saya mendapatkan alamat email Ibu Grace dari website perusahaan Ibu”.

7. Tanpa mbulet, tulis tujuanmu mengirimkan email.

9. Satu paragraf = satu point pembicaraan.

Email bukanlah chat atau cerpen dan harus ditulis singkat, padat, dan jelas. Jadi kalau memang harus terpaksa menulis sedikit panjang, pastikan dipisah-pisah dengan paragraf dan masing-masing paragraf hanya menjelaskan satu poin saja.

10. Pastikan ada permintaan follow-up darimu.

“Silahkan Bapak/ Ibu pertimbangakn dulu permintaan saya ini dan jangan ragu untuk menghubungi saya di no hp 081-234- XXXX jika ada pertanyaan.” atau “Kami sangat menantikan kehadiran tim perusahaan Ibu pada acara ini dan mohon RSVP dengan membalas email ini ke saya sebelum tanggal 20 Desember”.

 

11. Tutup dengan harapan pendek.

Ini juga penting nih. Jangan lupa ucapkan terima kasih dan sertai perhatian pendek. Contoh: “Terima kasih atas perhatian Ibu dan selamat berakhir pekan”.

12. Beri nama lengkapmu.

Pada akhir email, jangan lupa menuliskan nama lengkapmu. Bukan nama panggilanmu atau nama unyu-unyu. Okeh?

13. Gunakan bahasa baku.

Pakailah bahasa Indonesia yang formal. Hindari bahasa gaul, bahasa singat-singkat, atau bahasa alay. Ini contoh buruk: “Bu srtnya gx perl dkrm bsok? Tq”. #mintadijitak

14. No emoticons!

Sekilas emoticon senyum atau ketawa memang lumrah dipakai tapi itu adalah NO NO untuk email formal ke dosen, klien, apalagi bos. Karena akan memberi kesan kamu nggak profesional dan kekanak-kanakan.

15. Perhatikan penggunaan huruf kapital dan tanda baca.

Jika perlu menulis tanda seru atau tanda tanya, pastikan cukup satu pada akhir kalimat. Kalau lebih dari satu tanda tanya atau tanda seru itu…tidak sopan! Menulis dengan menggunakan huruf kapital semua juga dianggap kasar dan emosional. Jadi jangan begitu ya!

16. Jangan langsung kirim!

Sempatkan untuk cek dan mengedit emailmu sebelum dikirim. Karena begitu terkirim, kesalahan yang kamu buat tidak bisa dikoreksi.

• https://www.idntimes.com/life/career/raden/mau-kirim-email-ke-dosen-bos-atau-klien-ini-cara-jitu-menulis-email-formal-yang-membuatmu-lebih-keliatan-profesional/full